Conference Room

Tous les jours, nous travaillons avec des représentants des ressources humaines et des coordonnateurs en santé et sécurité afin de fournir le soutien et les conseils nécessaires à leur programme de gestion des absences. Les personnes avec qui nous communiquons quotidiennement veulent que leur fournisseur de services soit un partenaire et un prolongement de leur entreprise; travaillant ainsi en collaboration pour améliorer et simplifier les processus pour toutes les parties prenantes. Notre réussite repose en grande partie sur une bonne communication. Il est essentiel de donner des renseignements sur tous les aspects du programme, y compris des détails sur les réclamations complexes ou litigieuses.

On constate que les membres de l’équipe de direction ont souvent un temps limité à consacrer à l’évaluation de leur programme de gestion des absences. Toutefois lorsqu’ils disposent du temps nécessaire, ils accordent une importance beaucoup plus grande à certains facteurs. Ils doivent être en mesure de bien saisir les forces du programme de gestion des absences ainsi que les opportunités qui en découlent, tout en ne perdant pas de vue les objectifs à moyen et long terme.

Lorsque le rendement est médiocre, il peut être ardu de justifier d’investir dans le programme, ce qui peut mener à une détérioration accrue, et d’opter pour des programmes difficiles à gérer. Un moyen de vous assurer que vous êtes sur la bonne voie et de promouvoir la progression de votre programme de gestion des absences est de vous comparer à un groupe de pairs. En ce qui concerne le rendement relatif à l’indemnisation des accidents du travail, les membres de l’équipe de direction souhaitent s’assurer que leur programme obtient de meilleurs résultats que leurs concurrents, que les coûts sont contrôlés et qu’ils offrent un milieu de travail sécuritaire à leurs employés.

Bien que chaque organisation ait des priorités légèrement différentes, voici les sept principaux facteurs que les équipes de direction doivent examiner lorsqu’ils évaluent leur programme de gestion des absences :

  1. Indicateurs de rendement clés (IRC) : Les IRC sont essentiels à la réussite des programmes et à leur harmonisation aux objectifs de l’organisation. La stratégie relative aux absences doit comporter des résultats définis et mesurables qui ont une incidence positive sur les coûts et le taux d’absentéisme à court et à long terme. Pour obtenir des résultats mesurables, il faut définir clairement des objectifs optimaux de rendement promouvant une réduction du nombre réel de jours d’absence pris par les employés, des coûts liés aux heures supplémentaires en cas de pénurie de personnel, et des coûts administratifs engagés pour gérer les problèmes liés aux absences des employés. Pour que l’équipe de direction puisse mesurer ces résultats, des IRC bien définis doivent être facilement accessibles et mis à jour pour des fins d’évaluation.
  2. Expérience des employés et des gestionnaires : Qu’un employé soit malade ou blessé, ou que ce soit le cas du gestionnaire ou du représentant en RH qui travaille avec cet employé, un bon programme permet de garantir que toutes les parties prenantes ont une expérience positive tout au long du continuum d’absence. Lorsque les employés et les gestionnaires sont satisfaits, l’engagement et la satisfaction augmentent, car les employés sont traités de manière plus équitable et sont donc en mesure de retrouver leur santé et leur productivité.
  3. Réduction et contrôle des coûts : Au final, le fait de gérer et de réduire les coûts est toujours une priorité sur le plan des affaires. Les dirigeants veulent tirer un rendement positif de leurs investissements dans leur programme de gestion des absences au moyen de réductions documentées des coûts en vue de pouvoir quantifier le moment où ils investissent et la manière dont ils le font.
  4. Technologie : De plus en plus, les organisations se dotent d’objectifs technologiques. À l’heure actuelle, la technologie utilisée pour soutenir la gestion des absences devient un incontournable pour les entreprises innovantes. En plus d’assurer la confidentialité et la protection des données, une technologie supérieure de gestion des absences permet d’améliorer l’expérience des employés et des gestionnaires tout au long du processus relatif aux absences. L’automatisation est dans la ligne de mire de tout le monde. Les employés doivent être en mesure de soumettre des réclamations et de fournir des mises à jour en ligne en temps réel, tandis que les gestionnaires doivent être capables d’exécuter des rapports, de téléverser des documents et de recevoir des mises à jour de réclamations lorsqu’ils en font la demande.
  5. Santé mentale : Au cours de la dernière décennie, la santé mentale est devenue un facteur de plus en plus important. Les organisations ont commencé à surveiller les initiatives en santé mentale et à investir davantage dans celles-ci afin d’accroître la santé et la productivité de leurs employés. Les dirigeants sont de plus en plus ouverts à l’idée d’investir plus de temps et de ressources dans les réclamations en santé mentale et dans des outils de prévention. La difficulté demeure toutefois de démontrer un retour sur investissements positif car trop souvent il est difficile de faire un lien direct entre les programmes mis en place et leur succès en terme de réduction de coûts.
  6. Gestion intégrée des absences : Les modèles qui traitent séparément les absences de nature occupationnelle et celles de nature non professionnelle nécessitent plus de temps et de ressources afin d’obtenir vue d’ensemble de la performance de ces différents programmes. Les modèles intégrés favorisent un seul programme pour tous les types d’absences, ce qui diminue les coûts, augmente le rendement et procure aux dirigeants la possibilité de passer en revue leur profil d’absences de façon globale plutôt qu’un morceau à la fois. Un programme intégré peut offrir aux membres de l’équipe de direction un bref aperçu mettant en lumière les aspects qui ont les plus grandes répercussions sur l’entreprise, qu’il s’agisse des demandes d’indemnisation des accidents du travail, des demandes de prestations d’invalidité à court terme ou d’un accommodement en milieu de travail.
  7. Initiatives de prévention : Dans le cadre de la planification stratégique, les facteurs de coûts doivent être liés aux initiatives en milieu de travail, comme les programmes personnalisés de retour au travail, afin de prévenir de futures absences. Fréquemment, les organisations mettent en place des programmes qui ne ciblent pas les bons problèmes. La prévision des principales causes d’absence en fonction du futur profil sociodémographique procure à votre équipe de direction une feuille de route qui lui indique où et quand investir pour générer le rendement le plus bénéfique à long terme.

Au bout du compte, même si chaque organisation a des priorités qui diffèrent légèrement, avoir un programme durable de gestion des absences est un objectif qui en vaut toujours la peine. Comme ils disposent d’un temps limité pour gérer leur stratégie de gestion des absences, les membres de l’équipe de direction veulent être certains que leurs fournisseurs seront en mesure d’optimiser et de gérer leurs programmes de façon efficace en incitant l’innovation. Chez ReedGroup, nous travaillons étroitement avec nos clients pour leur fournir des rapports sommaires sur les mesures les plus importantes (scorecard) et veiller à ce que l’équipe de direction reçoive les renseignements nécessaires pour pouvoir planifier et investir avec efficacité.

 

Les informations fournies sur ce blog sont destinées à un usage éducatif général. Il n’est pas destiné à fournir des conseils juridiques. ReedGroup ne fournit pas de services juridiques. Consultez un avocat pour obtenir des conseils juridiques sur ce sujet ou sur tout autre sujet.